Neuerungen beim E-Mail-System

Das HIZ betreibt für seine unterschiedlichen Nutzergruppen zentrale E-Mail-Server. Die Nutzergruppen unterteilen sich in Studierende und Mitarbeiter der jeweiligen Hochschule (UdS/HTW).
Einige der Systeme sind etwas in die Jahre gekommen und werden in diesem Jahr Schritt für Schritt ersetzt. Mit dem Ersatz der Systeme durch neuere werden einige eklatante Verbesserungen des gesamten Mailsystems einhergehen. Wir sind uns darüber bewusst, dass sich die unterschiedlichen Systeme in einigen Merkmalen unterscheiden und arbeiten im Rahmen der Erneuerung an einer Harmonisierung im Sinne aller Nutzer.
Zur Verkürzung der Wartezeit auf die neuen Systeme haben wir uns dazu entschlossen, einige in der Vergangenheit bemängelte Einstellungen an den Bestandssystemen kurzzeitig - mit Wirkung zum 1.3.2018 - zu beheben:

1. Maximal erlaubte Größe einer E-Mail
Maßnahme: Erhöhung der max. Mail-Größe von 20 MB auf 40 MB Profitierende Nutzer: Alle Nutzergruppen

Bisher galt in nahezu allen Systemen des HIZ ein sog. Message-Size-Limit von 20 MB. Das Message-Size-Limit legt die maximale Größe einer E-Mail fest. Eine E-Mail nebst ihren Anhängen darf diese maximal festgelegte Größe nicht überschreiten, sonst wird sie nicht zur weiteren Verarbeitung angenommen.
Das bis dato gesetzte Limit von 20 MB brutto ist leider mit Blick auf die tatsächliche Nutzung nicht mehr zeitgemäß und bedarf daher einer Anpassung. Wir haben uns dazu entschieden, dieses Limit zu verdoppeln, demnach eine Größe von maximal 40 MB brutto je E-Mail zuzulassen.
Das Wörtchen "brutto" ist hier nicht zu vernachlässigen. E-Mail ist ein reines Text-Medium - alle Anhänge, Grafiken, auch Umlaute, werden in Text umcodiert, was ein nicht unerhebliches Größenwachstum mit sich bringt.
Nichtsdestotrotz weisen wir darauf hin, dass das Medium E-Mail zum Versand größerer Datenmengen denkbar ungeeignet und auch nicht gedacht ist. Vielmehr verweisen wir hierzu auf Sync'n' Share-Dienste, wie z.B. unsere HIZ-Box oder unseren Netzwerkspeicher.

2. Speicherplatz Posteingang auf mail.rz.uni-saarland.de 
Maßnahme: Erhöhung des Kontingents (Quota) des Posteingangs auf mail.rz.uni-saarland.de von bisher 256 MB auf 512 MB Profitierende Nutzer: Mitarbeiter der UdS

Ab dem 1.3.2018 steht jedem Nutzer ein Speicherkontingent (Soft- limit) von 512 MB anstatt 256 MB im Posteingangsbereich (Inbox) des Mailservers mail.rz.uni-saarland.de (Mitarbeiterserver UdS) zur Verfügung. Das Hardlimit wird das Doppelte, demnach 1024 MB betragen.
Das heißt für Sie zunächst, dass Sie auf einen Schlag eine Speicherplatzverdopplung im Posteingangsbereich erhalten.
Nicht mitgezählt werden zusätzliche Postfächer, die Sie in Ihrem E-Mail-Programm angelegt haben. Diese stehen Ihnen nach wie vor in Ihrem Home-Speicherbereich des Servers zur Verfügung.
Ein Tipp zur Postfachpflege: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, E-Mails aus dem Posteingang in weitere Postfächer zu verschieben. Damit entlasten Sie den knapp bemessenen Speicher der Inbox. Denken Sie daran, dass nach Erreichen des Hardlimits (ab 1. März 1024 MB) keine E-Mails mehr empfangen werden können!

Einsatzprüfung der SAP Employee- und Manager-Self-Services

Ab Mitte März 2018 prüft das HIZ im Rahmen eines Proof of Concepts (PoC), ob die von SAP entwickelten Employee- und Manager-Self-Services (SAP ESS/MSS) an der Universität eingesetzt werden können.
Unter den ESS/MSS versteht man - stark vereinfacht ausgedrückt - eine webbasierte Lösung, mit der Mitarbeiter ihre Zeit- und Stammdaten anzeigen lassen können und selbst aktualisieren können. Damit werden die Personalabteilung und Zeitsachbearbeiter von den administrativen Tätigkeiten entlastet und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
Der Umfang an Funktionalitäten, die in den ESS/MSS integriert sind, ist sehr vielfältig und zum Teil sehr komplex. Aus diesem Grund muss man sich für den PoC auf einige wichtige Funktionalitäten der ESS und auf eine kleine Zielgruppe beschränken. Als Zielgruppe wurden die Mitarbeiter des HIZ ausgewählt. Hinsichtlich der Funktionalität hat man sich auf den elektronischen Gehaltsnachweis, die geplanten Abwesenheiten (Urlaubsantrag, Gleitzeitantrag, Dienstgang) und Arbeitszeitkorrekturen (Melden fehlender Kommen- und Gehenbuchungen) beschränkt.
Bei der technischen Umsetzung des PoC werden wir von dem SAP- Beratungshaus mindsquare unterstützt. Nach einer Test- und Evaluierungsphase wird dann von der Personalabteilung geprüft werden, ob ESS/MSS an der Universität eingesetzt werden können und ob und wann der Aufbau eines produktiven Systems beauftragt bzw. finanziert werden kann. Dies könnte dann neben der elektronischen Personalakte ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung der Verwaltungsprozesse sein.

Campus-Management-System: Einführung SAP SLCM

Im Projekt zur Einführung von SAP SLCM als hochschulübergreifendes Campus-Management-System im Saarland (Projekt SLCM SL) konnte das Vergabeverfahren zur Auswahl eines Implementierungspartners erfolgreich beendet werden. Den Zuschlag erhielt die Scheer GmbH mit den Nachunternehmern MG Consulting und SAP Deutschland.
Das Konsortium konnte sich nach intensiven Verhandlungen im Vergabeverfahren letztlich mit dem wirtschaftlichsten Angebot bezogen auf die Leistungsanforderungen der Hochschulen durchsetzen. Neben den vom Implementierungspartner zu leistenden Werk- und Dienstleistungen ist das Projekt auch durch deutliche Leistungsanteile der Hochschulen geprägt; hierbei kommt dem HIZ eine besondere Bedeutung zu. Das Implementierungsprojekt wird mit der Erstellung des konkreten und auch innerhalb der Hochschulen abzustimmenden Implementierungsplans beginnen, der u.a. themenbezogen die Produktivsetzungstermine der Hochschulen enthalten soll.

Lesetipps zur DS-GVO

Erstmal: Was ist denn das? DS-GVO steht für Datenschutz-Grundverordnung, eine Verordnung der EU zur Vereinheitlichung der Verarbeitung personengebundener Daten innerhalb der EU. Diese Verordnung bringt für IT-Verantwortliche und auch für Webseiten-Betreiber eine Reihe neuer Pflichten mit. Die Verordnung ist im Mai 2016 in Kraft getreten, und ab dem 25. Mai 2018 verpflichtend anzuwenden.

Hier einige Lesetipps zu diesem Thema:

Insbesondere für gewerbliche Webseiten ist die Erstellung einer DS-GVO-konformen Datenschutzerklärung sehr empfehlenswert, Abmahnern ist hier Tür und Tor geöffnet. Der Begriff der Gewerblichkeit wird mittlerweile von Gerichten sehr weitreichend interpretiert - Aninstitute und vergleichbare Einrichtungen sind gut beraten, Ihre Webseiten zu überprüfen.

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