Infoseite: Erneuerung des E-Mail-Dienstes

Unsere E-Mail-Dienste (sowohl an der htw saar, als auch an der UdS) sind im Kern deutlich in die Jahre gekommen. Daher wurde eine neue Mail-Infrastruktur parallel zur alten von Grund auf neu konzipiert und in Betrieb genommen. Diese soll in Zukunft alle bestehenden Standard-Mail-Systeme des HIZ für Beschäftigte und Studierende an den versorgten Hochschulen ersetzen. Die Groupware Zimbra bleibt davon unangetastet.

Auf dieser Infoseite werden die wichtigsten Informationen zu diesem Projekt für Sie kompakt veröffentlicht. Die Erneuerung der E-Mail-Dienste wird einige Phasen durchlaufen und über einen längeren Zeitraum von Statten gehen. Dabei wird Migration der Daten nach und nach im Hintergrund durchgeführt, so dass es zu keinen geplanten Ausfallzeiten kommen wird. Falls Ihr E-Mail-Account zur Migration ansteht, werden wir Sie rechtzeitig darüber informieren.

Aktueller Status

[Mai 2022] Ab dem 27. Mai 2022 neu erzeugte Benutzerkennungen (sowohl Studierende als auch Bedienstete) der Universität des Saarlandes erhalten automatisch ein Postfach im neuen Mail-Basisdienst.

[April 2022] Zum 1. April 2022 wurde der alte Mailserver der htw saar vollständig stillgelegt. Alle vom HIZ betreuten Nutzer*innen der htw saar arbeiten nun auf dem neuen Mail-Basisdienst.

[August 2021] Zum 16. August 2021 erfolgte die Abschaltung des alten IMAP/POP3 Dienstes an der htw saar.

[Juli 2021] Nutzer*innen der htw saar, die bislang noch nicht für die Migration erfasst wurden, werden z. Zt. angeschrieben.

[Juli 2021] Lehrbeauftragte der htw saar werden migriert.

[Juli 2021] Die Bediensteten der htw saar werden zeitnah angeschrieben und über die bevorstehende Migration ihrer Benutzergruppe informiert.

[März 2021] Seit dem 1. März 2021 steht der neue Mail-Basisdienst allen Angehörigen der HfM zur Nutzung bereit. Neue Benutzerkennungen der HfM erhalten automatisch ein Postfach im neuen System.

[Oktober 2020] Die übrigen Studierenden der htw saar werden zur Zeit angeschrieben und zeitnah migriert. Damit kann die komplette Studierendenschaft mit Ausnahme der Nutzer*innen, deren Accounts vom ECC oder STL verwaltet werden, das neue System verwenden. Neu immatrikulierte Studierende werden  nach einem Tag automatisch im neuen System angelegt.

[August 2020] Derzeit werden die Studierenden der Fakultät Wirtschaftswissenschaften der htw saar angeschrieben. Die Accounts dieser Nutzer*innen werden zeitnah migriert.

[Juni 2020] Die Studierenden der Fakultät Architektur und Bauingenieurwesen der htw saar wurden migriert. Alle studentischen Nutzer*innen der zugehörigen Studiengänge sollen ausschließlich das neuen System verwenden.

Übersicht

Innerhalb dieses Migrationsvorhabens wird jede Nutzergruppe (Mitarbeitende, Studierende,...) und jede Hochschule (UdS, htw saar, HfM Saar) nacheinander abgearbeitet. Es werden demnach über einen längeren Zeitraum Nutzer*innen sowohl auf dem alten System als auch auf dem neuen System aktiv sein.

Der Umstieg selbst läuft dann in zwei Schritten ab:

Der erste Schritt umfasst die Konfiguration der neuen Serverdaten in allen E-Mail-Programmen bzw. auf allen Endgeräten des jeweiligen Migrations-Kandidaten. Das System hinter den neuen Serverdaten ist zu diesem Zeitpunkt derart konfiguriert, dass die Verbindungen noch zum alten System weitergeleitet werden und so noch der Zugriff auf die Originaldaten erfolgt. Dieser Schritt kann vom Benutzer selbst durchzuführen werden.

Im zweiten Schritt erfolgt die eigentliche Datenmigration und die Umleitung der Verbindungen sowie eingehenden E-Mails zum neuen System durch die Systemverwalter nach einer vorherigen Mitteilung.

Der genaue Ablauf wird in einer entsprechenden E-Mail erläutert.

Serverdaten

Zukünftig sollen alle Verbindungen der Nutzer*innen transportverschlüsselt (TLS 1.2+) und authentifiziert beim Senden und Empfangen zu dem neuen Verbindungspunkt durchgeführt werden.

Dazu verwenden Sie bitte folgende Serverdaten:

Posteingangsserver:  mail.hiz-saarland.de (Port 993 SSL/TLS)

Postausgangsserver: mail.hiz-saarland.de (Port 465 SSL/TLS) (Authentifizierung mit Kennung/Passwort)

Dort werden Sie standardmäßig noch auf Ihren alten Server weitergeleitet, so dass Sie diese Umstellung auch bereits jetzt schon gefahrlos durchführen können.

Den neuen Webmail-Dienst erreichen Sie unter:

https://webmail.hiz-saarland.de

Diesen können Sie bereits ebenfalls nutzen, da auch dieser noch auf Ihre bisherigen Daten verweist.

Die eigentliche Migration der Daten erfolgt im Hintergrund durch uns zu einem späteren Zeitpunkt ohne für Sie merkliche Unterbrechung.

Sicherheitshinweis

Da des Öfteren Spam-Mails (sog. Phishing-Mails) im Umlauf sind, die Sie durch eine vermeintliche Kontodeaktivierung oder eine Migration zur Eingabe Ihrer Logindaten auf einer fremden Seite verleiten wollen, besteht potentiell Irritationsgefahr aufgrund der echten Migration in den folgenden Monaten.

Verifizieren Sie daher grundsätzlich solche sensiblen Schritte wie:

  • Passworteingaben auf neuen Webseiten
  • Herunterladen von Programmen

durch Ankündigung auf dieser Webseite.

Bei Fragen und Problemen

wenden Sie sich bitte an den
IT-Service-Desk